So wird deine Veranstaltung ein voller Erfolg

Du bist relativ neu in der Veranstaltungsbranche und willst gleich durchstarten? Oder bist du schon ein alter Hase, der sich über neue Tipps und Informationen zu aktuellen Trends freut? Wir haben hier ein paar Faktoren für dich zusammengestellt, die dir dabei helfen, ein wirklich erfolgreiches Event zu veranstalten.  

Zielsetzung

Erst einmal solltest du dir im Klaren darüber sein, was du mit deinem Event überhaupt erreichen willst. Willst du neue Kunden für dein Unternehmen gewinnen oder schon vorhandene Kunden dauerhaft an dein Unternehmen binden? Willst du die Besucher über ein bestimmtes Thema aufklären? Umso genauer du dein Ziel definierst, desto besser kannst du planen. Die Dauer deiner Veranstaltung und die Zeitplanung, das Konzept, Catering und Ortsauswahl sind alle davon abhängig. Wenn das Ziel definiert wird, muss es dabei natürlich der Zielgruppe angepasst werden. Dabei kommen wir schon zum nächsten Punkt.  

Zielgruppendefinierung 

Wer sind deine Kunden und wen möchtest du mit deiner Veranstaltung ansprechen? Was erwarten die Besucher deiner Veranstaltung? Was erhoffen oder wünschen sie sich? Welche Art der Veranstaltung passt zu deinen Kunden? Darüber solltest du dir vor dem Event gründlich Gedanken machen und dies in deine Planung mit einbeziehen.  

Sorgfältige Planung 

Auch wenn Pläne dafür da sind, um geändert zu werden – du solltest dir genug Zeit nehmen, um einen ausführlichen Plan zu erstellen und alle Beteiligten mit einzubinden. Selbst wenn sich nicht alle an den Plan halten, kannst du immer wieder darauf zurückgreifen. Nicht nur das Event an sich sollte in das Konzept mit einbezogen werden, sondern auch die Logistik und das Marketing. Zeitplanung ist hierbei enorm wichtig. Du solltest dir genau überlegen, wie viel Zeit dein Team für alle Aufgaben rundum das Event benötigt, denn oftmals braucht man mehr Zeit für die Vorbereitung als erwartet.  

Am besten nutzt du Tools, um mit deinem Team bei der Planung zusammenzuarbeiten. Mit Google kannst du zum Beispiel einen dynamischen Projektplan erstellen, hier findest du dafür eine Schritt-für-Schritt Anleitung: https://support.google.com/a/users/answer/9310193?hl=de&ref_topic=9300132&visit_id=637486343138975399-4023407290&rd=1  

Finanzenmanagement 

Die Finanzen fallen natürlich unter die Planung. Wenn du ein sorgfältiges Konzept erstellt hast, kannst du die Kosten der zu erledigenden Aufgaben analysieren. Mit was für Einnahmen und Erlösen kannst du rechnen? Mögliche Finanzierungsmöglichkeiten sollten ebenfalls abgewogen werden, vielleicht könntest du mit Sponsoren zusammenarbeiten. Hier findest du einen ausführlichen Blogartikel darüber, wie du mit Google Tabellen einen ordentlichen Finanzplan erstellen kannst: https://www.deutsche-startups.de/2018/05/31/baust-du-deinen-finanzplan-mit-google-tabellen-auf/ 

Kommunikation

Ebenfalls zur Planung gehört ein gutes Marketingkonzept. Hier ist die Zielgruppendefinierung ein wichtiger Punkt. Du solltest dir darüber im Klaren sein, welche Medien und Kanäle von deiner Zielgruppe, also deinen Besuchern, genutzt werden. Danach solltest du dich orientieren und so die Medien auswählen, über die du deine Werbung schalten möchtest. Es sollte eine klare Botschaft darüber vermittelt werden, was bei deiner Veranstaltung zu erwarten ist oder was der Sinn deiner Veranstaltung ist. Diese Botschaft sollte schlüssig sein und möglichst einheitlich bei all deinen Werbekampagnen rüberkommen. Die W-Fragen können dabei immer wieder in Betracht gezogen werden: Was, wer, wann, wo und wie viel.  

Plane, wann du deine Pressemitteillungen aufgeben willst. Wann sollen deine Kunden über das Event informiert werden und in welchen Abständen? Eine Veröffentlichung ein halbes Jahr vorher reicht natürlich nicht aus, da bis zum Zeitpunkt der Veranstaltung alles schon wieder in Vergessenheit geraten würde.  

Terminplanung 

Wann ist der ideale Zeitpunkt für deine Veranstaltung? Dies hängt natürlich von der Art der Veranstaltung ab, jedoch auch von der Vorbereitungszeit, der voraussichtlichen Länge der Veranstaltung und dem Zeitpunkt der Konkurrenzveranstaltungen. Es sollte auch vermieden werden, Events in den Schulferien oder während der Feiertage zu veranstalten, da dann viele deiner potenziellen Teilnehmer verreist sein könnten.  

Personalisierung

Die Personalisierung ist ein neuer Trend, der in vielen Unternehmensbereichen angewendet wird und auch bei Events zu einem größeren Erfolg führt. Dafür musst du jedoch deine Kunden und ihre Bedürfnisse gut kennen. Um dies zu erreichen, kannst du beispielsweise vor dem Event Einladungen verschicken und dabei nach den Gründen fragen, weshalb deine Kunden an deinem Event teilnehmen möchten und wofür sie sich besonders interessieren. Wenn du diese Details hast, kannst du die Besucher immer wieder an dein Event erinnern und die Interessen in die E-Mails mit einbauen. So bindest du deine Kunden mit ein und sorgst gleichzeitig dafür, dass möglichst viele Besucher auch wirklich bei deiner Veranstaltung erscheinen.  

Beim nächsten Event kannst du dich bei der Einladung wieder auf die Interessen der Teilnehmer beziehen. Natürlich musst du nicht jede Einladung einzeln verschicken, sondern du kannst Verteiler je nach Interessengebieten deiner Kunden erstellen.  So beugst du auch vor, dass deine Mails im Spam-Ordner landen. Wenn deine potenziellen Besucher sich direkt angesprochen fühlen, werden sie eher deine E-Mail lesen und schließlich zu deiner Veranstaltung kommen.  

Catering

Dies ist wieder ein Punkt, bei dem die Zielgruppendefinierung sehr wichtig ist.  Zum Catering gehört nicht nur die Versorgung mit Essen und Getränken, sondern auch die Dekoration, der Service und die Tischordnung.  

Die Auswahl zwischen vegetarischem Essen und Fleisch/Fisch ist heutzutage das Mindeste, was bei einem größeren Event angeboten werden sollte. Allergien und Unverträglichkeiten sollten ebenfalls beachtet werden und alternative Speisen diesbezüglich angeboten werden. Die Herkunft und Religion der Teilnehmer können beim Essen eine große Rolle spielen, wenn der Großteil der Teilnehmer beispielsweise nur koscheres Fleisch isst.  

Es sollte vorher nicht nur geplant werden, was serviert werden soll, sondern auch wann und von wem. Die Wahl des richtigen Caterers kann nicht unterschätzt werden. Erkundige dich darüber, was für Caterer es in der Umgebung deiner Veranstaltung gibt und wie ihre Bewertungen sind. Die Angebote sollten zu den Bedürfnissen deiner Zielgruppe passen. Viele Caterer haben sich auf bestimmte Produkte spezialisiert.  

Eine gute Auswahl eines Catering-Anbieters kann sogar Werte übermitteln und ein positives Image fördern. Wenn du dich zum Beispiel für Green Catering entscheidest, machst du deinen Besuchern deutlich, dass dir Werte wie Nachhaltigkeit und Umwelt am Herzen liegen. Green Catering steht für fair produziertes Essen und gute Arbeitsbedingungen. Die Produkte sind meistens biologisch, regional und saisonal. Wenn du dich für diese Catering-Variante entscheidest, solltest du das natürlich den Teilnehmern deiner Veranstaltung deutlich machen und sie darauf hinweisen, was für ein „besonderes“ Essen ihnen angeboten wird. 

Location

Die Auswahl der richtigen Location ist sehr wichtig, aber leider nicht immer ganz einfach. Neben der Größe, die natürlich an die Teilnehmeranzahl angepasst werden sollte, spielt auch die Lage eine entscheidende Rolle. Auch hier gilt es, wieder an die Zielgruppe zu denken: haben deine Besucher ein Auto oder fahren sie eher mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Demnach sollte die Location über ausreichend Parkplätze verfügen oder nahe an einer Bushaltestelle oder Bahnstation liegen. Wie ist die Infrastruktur der Location und wie ist sie technisch ausgestattet? Was für Vorschriften gibt es?  

Details über Details 

Viele gut in Szene gesetzte Details machen die Atmosphäre einer Veranstaltung aus. Die Dekoration, Musik, die Begrüßung sowie die Registrierung der Gäste und vieles mehr kann dazu beitragen, dass deine Besucher sich wohl fühlen. Wichtig ist es auch, deine Gäste zusammenzubringen. Die meisten Besucher kommen nicht zu einem Event, um die ganze Zeit einem Redner zuzuhören oder um ein strenges Programm abzuklappern. Sorge mit ausreichend Pausen und Kaffeeständen dafür, dass die Besucher miteinander ins Gespräch kommen. Informative Videovorstellungen, Spiele oder Kurse halten das Interesse deiner Besucher aufrecht. Mit unerwarteten Details wie einer Fotoecke oder einem besonderem Kleidungsstil des Serviceteams wird deine Veranstaltung sicherlich in Erinnerung bleiben.  

Nachbereitung 

Nach der Veranstaltung kannst du auch noch einiges tun, um mit deinen Gästen in Kontakt zu bleiben und Feedback zu erhalten. Eindrücke und Bonusmaterial kannst du deinen Gästen nachträglich digital zukommen lassen. Ein Video mit allen Highlights der Veranstaltung ist eine schöne Art, das Event zusammenzufassen und eine Erinnerung für deine Veranstaltung zu schaffen. Feedbackgespräche oder -Formulare können dir helfen, herauszufinden was besonders gut lief und was du beim nächsten anders machen könntest.  

Fazit

Jede Veranstaltung ist einzigartig und das ist gut so! Was wir dir mit unseren Tipps auf den Weg geben möchten sind nur Anstöße. Sicherlich weißt du selbst am besten, wie du deine Gäste glücklich und dein Event unvergesslich machst. Tausche dich auf unserer Community Plattform mit anderen Veranstaltern und Dienstleistern darüber aus, wie du dein Event planen und gestalten möchtest. Andere Blickwinkel können nie schaden! Auf unserer Ticketplattfom kannst du die Tickets für deine Veranstaltung verkaufen. Falls du noch Dienstleister oder Equipment benötigst findest du bei Zorse sicherlich auch das Richtige. Deinem erfolgreichen Event steht nichts mehr im Weg!