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Location

Aktualisiert am: 9. April 2021
Lesedauer: 5 Minuten
Themen: Events |

Die Wahl der richtigen Location für ein Event ist für Organisier und Veranstalter nicht immer einfach, jedoch für die Planung sowie den Ablauf eines Events von enorm hoher Bedeutung. Der Begriff Location kann sich generell auf eine Vielzahl von Orten, Betrieben oder Lokalitäten beziehen. In diesem Beitrag geht es grundsätzlich um die Location in der Veranstaltungsindustrie.

Begriffsursprung

Der Begriff „Location“ stammt aus dem Lateinischen (locatio<locatum

Gleichzeitig ist Location auch ein Anglizismus, im Englischen steht das Wort für einen Ort oder eine Lage. Diese Definition wird dem Wort auch in der deutschen Sprache zugeordnet. Der Begriff ist sehr umfassend und wird für Restaurants, Bars, Discos, Cafés oder auch in der Fernsehbranche für Drehorte und Sets benutzt. In der Veranstaltungsbranche steht Location für den Ort, an dem ein Event stattfindet, ob draußen (outdoor) oder in einem Gebäude (indoor). Dieser Beitrag geht auf die Begriffsverwendung der Veranstaltungsbranche ein.

Location Arten

Es wird grundsätzlich zwischen drei verschiedenen Arten von Locations unterschieden:

Tagungshotels

In Tagungshotels finden hauptsächlich Kongresse, Tagungen und Seminare statt. Der Unterschied zu „traditionellen“ Hotels besteht darin, dass Tagungshotels darauf spezialisiert sind, Veranstaltungen wie Kongresse und Symposien zu hosten. Sie bieten dafür neben der Übernachtungsmöglichkeit die Option an, Tagungsräume zu mieten und sind mit der notwendigen Technik für diese Veranstaltungen ausgestattet. Hauptsächlich werden sie von Wirtschaftsverbänden und Firmen genutzt. Tagungshotels bieten zusätzlich alle typischen Leistungen an, die bei anderen Hotels geboten werden.

Veranstaltungscentren

Fast die Hälfte aller Events, die in Veranstaltungscentren stattfinden (46 Prozent), sind laut dem Europäischen Institut für Tagungswirtschaft (EITW) Seminare, Tagungen und Kongresse (Stand: 2018). Darauf folgen Kultur- und Sportveranstaltungen, doch auch Ausstellungen und Präsentationen sowie lokale Veranstaltungen finden oft in Veranstaltungscentren statt.

Das Besondere an dieser Art der Location ist, dass sie extra für Veranstaltungen erbaut wurde. Normalerweise handelt es sich um entsprechende Großbauten, deren Räume so ausgelegt sind, dass sich größere Menschenmengen dort ohne Probleme aufhalten können. Auch die notwendige Technik für große Veranstaltungen ist in der Regel vorhanden. Bekannte Veranstaltungscentren sind Arenen, Konzert-, Sport- und Messehallen sowie Kongresshäuser. Meistens werden sie von Veranstaltungsagenturen, Verbänden, politischen Parteien oder Unternehmen gebucht.

Eventlocations

Eventlocations werden laut dem Europäischen Institut für Tagungswirtschaft (EITW) wie die anderen beiden Veranstaltungsarten überwiegend für Tagungen, Kongresse und Seminare genutzt (Stand: 2018). 12,3 Prozent aller Veranstaltungen in Eventlocations sind jedoch auch Social Events (Stand: 2018).

Anders als Veranstaltungscentren wurden Eventlocations nicht speziell erbaut, um ein Ort zu sein, an dem eine Veranstaltung stattfinden kann, sondern ursprünglich aus einem anderem Grund. Dazu zählen beispielsweise Museen, Schlösser oder Burgen, Fabrikhallen oder Industrieanlagen, Schiffe, Bildungseinrichtungen wie Schulen, Freizeitparks und vieles mehr. Theoretisch ist diese Begriffsdefinition nicht begrenzt und umfasst eine endlos hohe Anzahl an Gebäuden und Orten. Gerade das macht Eventlocations aus und besonders beliebt für spezielle Themenveranstaltungen. Oftmals haben sie aufgrund ihres außergewöhnlichen Erbauungszwecks oder ihrer Ausstattung einen speziellen Charakter, die Veranstaltungscentren oder Tagungshotels nicht haben können. Dafür sind jedoch in der Regel einige wichtige Ausstattungsmerkmale nicht so sehr oder gut vorhanden, wie zum Beispiel Veranstaltungstechnik oder Sicherheitsvorkehrungen.

Faktoren

Viele Faktoren fließen in die Wahl der Location einer Veranstaltung mit ein. Die Personenanzahl, die Art sowie die Länge der Veranstaltung und vieles mehr können die Entscheidung darüber beeinflussen, wo ein Event stattfinden soll.

Größe

Die Größe einer Location ist abhängig von der Besucheranzahl. Dabei sollte sie weder zu groß sein noch zu klein. Eine Faustregel in der Veranstaltungsbranche ist oft zwei bis zweieinhalb Personen pro Quadratmeter. Laut dem ‚Event Safety Guide‘ ist die Obergrenze für eine sichere Veranstaltung bis zu vier Personen pro Quadratmeter für eine sich bewegende Gruppe und 4,7 Personen pro Quadratmeter für eine stillstehende Personengruppe.

Verfügbarkeit

Oftmals ist ein fester Termin für die Veranstaltung schon eingeplant. Wenn die Location an diesem Tag nicht verfügbar ist, ist dies natürlich ein unumgehbares Ausschlusskriterium. Daher ist dies wohl einer der wichtigsten Faktoren, der ganz am Anfang der Planung der Location in Betracht gezogen werden sollte.

Sicherheit

Um die Sicherheit aller Gäste zu gewährleisten müssen viele Punkte beachtet werden, die bei einer Location vorhanden sein sollten. Einige davon sind folgende:

Notausgänge

Ausreichend viele Notausgänge, die für jeden Besucher gut sichtbar sind und die nicht zugestellt werden sind auf jeder Veranstaltung eine einzuhaltende Pflicht.

Gefahrenquellen

Jegliche Gefahrenquellen sind zu vermeiden. Ist dies nicht möglich, weil die Veranstaltung beispielsweise an einem Strand am Meer stattfindet, dann muss die Gefahrenquelle abgesichert werden, z.B. durch Bademeister oder Absperrungen. Die Sicherheit der Gäste steht immer an oberster Stelle, daher müssen alle möglichen Szenarien, wie das Ertrinken der Gäste, berücksichtigt und vermieden werden.

Personenkontrolle

Mit einer Zugangskontrolle kann einerseits überprüft werden, ob alle Besucher Eventtickets haben. Andererseits ist sie auch bei kostenlosen Veranstaltungen wichtig, um die Personenanzahl im Auge zu behalten und eventuell gefährliche Gäste, wie alkoholisierte oder aggressive Menschen, von dem Event und den Gästen fernzuhalten.

Security

Security-Personal muss bei jeder größeren Veranstaltung eingestellt werden, um den Schutz der Gäste und der Räume sowie der Gegenstände in den Räumen zu gewährleisten.

Polizei

Es ist möglich bei Events, die gefährlich werden könnten, die Polizei um Mithilfe zu bitte. Alleine ihre Präsenz kann eine ruhigere Stimmung bei der Veranstaltung bewirken und ermöglicht ein sofortiges Einschreiten.

Feuerwehr

Wenn Veranstaltungen in größeren Hallen stattfinden, ist es Pflicht, dass die Feuerwehr vor Ort und jederzeit einsatzbereit ist. Je nach Größe des Events sollte ein Löschwagen ebenfalls bereitstehen.

Ersthelfer

Viele Hilfsorganisationen bieten Unterstützung für Veranstaltungen an. Ihr Personal kann für Veranstaltungen gebucht werden, damit Ersthelfer für die medizinische Versorgung bereitstehen.

Infrastruktur

Bei der Wahl der Location ist ihre Infrastruktur und Lage zu berücksichtigen. Das Event beginnt nicht erst, wie vermutet werden könnte, wenn das Eventprogramm startet, sondern schon bei der Anreise der Gäste. Eine unangenehme oder unnötig lange An- und Abreise kann daher ein negatives Bild von Veranstaltung bei den Gästen hinterlassen.

Die Lage der Location muss zur Zielgruppe des Events passen. Fahren die Gäste zum Beispiel gerne mit dem Auto, sollten genügend Parkplätze zur Verfügung stehen. Nutzen die Gäste öffentliche Verkehrsmittel, dann sollte die Location mit Bus oder Bahn gut erreichbar sein. Anfahrtsskizzen können die Anreise für Gäste erleichtern, wenn die Location etwas abgelegen ist. Die An- und Abreise an sich kann schon zu einem erlebnisorientierten Teil des Events werden, wenn beispielsweise Limousinen oder Kutschen für die Gäste gebucht werden. Findet das Event an einer ausgefallenen Eventlocation statt, kann eine passende Anreise ein vollkommen abgestimmtes und einmaliges Eventerlebnis abrunden.

Technik

Oftmals sind Locations schon mit Veranstaltungstechnik ausgestattet. Dies ist vor allem in Veranstaltungscentren und Tagungshotels oft der Fall. Die Eventtechnik ist essenziell für den reibungslosen Ablauf und Erfolg einer Veranstaltung. Das Licht und der Ton sind zwei der wichtigsten Punkte der Veranstaltungstechnik.

Lichttechnik

Die Beleuchtung kann über ihren Basiszweck hinaus eine Atmosphäre bei einer Veranstaltung schaffen. Bestimmte Farben können bestimmte Emotionen bei Menschen auslösen. Von diesem Effekt kann auch eine Veranstaltung mit Hilfe ihrer Lichttechnik Gebrauch machen. Gelblich-rote Farbtöne lösen bei Menschen ein Gefühl von Wärme aus, während blaue Farben eher kühl wirken. Daher ist eine eher rötliche Farbbeleuchtung bei den meisten Veranstaltungen empfehlenswert, damit Gäste sich eher wohlfühlen.

Bei PAR-Scheinwerfern können beispielsweise Farbfilter für bestimmte Farbtöne sorgen, allerdings sind diese quasi vom Markt verschwunden und durch LED-Varianten ersetzt worden. Washlights haben ebenfalls einige Farbvariationen. Tageslicht-Scheinwerfer haben ein sehr helles, weißes Licht und sind gut geeignet, um Bühnen auszuleuchten. Spiegelbewegte Lampen oder kopfbewegte Scheinwerfer sind gut geeignet für Bühnenshows, da sie leicht und schnell beweglich sind.

Das Licht lässt sich generell in vier Eigenschaften aufteilen: Helligkeit, Kontrast, Lichtfarbe und Richtung.

Bei Industrieveranstaltungen und Podium Veranstaltungen wird TV-Ausleuchtung verwendet, damit die Bühne oder die Produkte vollständig ausgeleuchtet werden können und eventuell auch Videoaufnahmen ideal ausgeleuchtet sind. Bei Showveranstaltungen werden Effektlampen benötigt, die beweglich sind und viele verschiedene Farbvariationen bieten, damit möglichst viele Lichteffekte erzeugt werden können.

Beschallung

Bei der Beschallung einer Veranstaltung wird zwischen der zentralen und dezentralen Beschallungsanlage unterschieden. Zentrale Beschallungsanlagen sind Ton-Überträger, die bei Musik-Veranstaltungen verwendet werden. Bei Sprachveranstaltungen, bei denen Musik gar keine oder nur eine sekundäre Rolle spielt, werden dezentrale Beschallungsanlagen verwendet.
Die Tonverstärkung erfordert ein ausgeklügeltes Tonkonzept, dem vor allem bei Musikveranstaltungen eine übergeordnete Rolle zukommt. Hier müssen viele Faktoren der Location und der Veranstaltung berücksichtigt werden, wie die Größe der Location, die Anzahl der Besucher und die Schallentwicklung.

Siehe auch

https://www.eventinc.de/eventlocation
https://www.eventano.com/de/eventlocation/berlin/
https://www.berlin.de/eventlocations/hinweise/6332632-6332644-z-coronavirus-hinweise-zu-veranstaltunge.html
https://www.aveato.de/news/eventlocation-corona/

Einzelnachweise

https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/event-locations-53622
https://monami.hs-mittweida.de/frontdoor/deliver/index/docId/5409/file/Bachelorarbeit-Ivona+Grgic.pdf
https://dict.leo.org/englisch-deutsch/location
https://de.wikipedia.org/wiki/Location
https://germany.travel/media/pdf/dzt_marktforschung/ManagementInfo_MEBa_2018_8_05.pdf
https://www.nextlivedcp.com/die-richtige-groesse-der-eventlocation